Was sind Betriebskosten und Nebenkosten? – Infos für Mieter*innen

Bei der Nutzung einer Immobilie entstehen Betriebskosten für den/die Eigentümer*in. Wird das Gebäude vermietet, können die Betriebskosten auf die Mietparteien umgelegt werden. Was der Unterschied zu Nebenkosten ist, worauf Mietende achten müssen und wie sie ihre Betriebskostenabrechnung prüfen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Betriebskostenabrechnung fehlerhaft?

Sie sind unsicher, ob alle Angaben in der Betriebskostenabrechnung korrekt sind? Prüfen Sie die Abrechnung mit dem BetriebskostenCheck und finden Sie heraus, ob und wie viel Sie sparen können. 

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Kosten, die „dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück laufend entstehen“. Alle Kosten durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks werden dazugezählt. Das ist gesetzlich verankert und im
§1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgehalten.

Betriebskosten lassen sich teilweise umlegen

Warmwasserversorgung, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Beleuchtung. Für den laufenden Betrieb einer Immobilie fallen Kosten an. Sofern die Wohnräume vermietet werden, können Eigentümer*innen einen Teil dieser Ausgaben auf die Mietparteien umlegen. Wichtig ist, dass das explizit im Mietvertrag festgehalten ist. Andernfalls muss der/die Vermieter*in die Betriebskosten allein tragen.

Übersicht umlagefähiger Betriebskosten:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Entwässerung
• Betrieb, Reinigung und Wartung der Heizanlage einschließlich der Abgasanlage
• Warmwasserversorgung
• Betriebskosten für Personen- oder Lastaufzug, sofern vorhanden
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung, sofern noch nicht berücksichtigt
• Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Kosten für das Gebäudemanagement
• Sonstige Kosten, sofern sie in den vorherigen Punkten nicht berücksichtigt wurden

Daneben gibt es Posten, die Vermieter*innen nicht auf Ihre Mietparteien umlegen dürfen.

Übersicht nicht umlagefähiger Betriebskosten:

• Kosten für Reparaturen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
• Verwaltungskosten
• Steuern
• Zinsen für die Immobilienfinanzierung
• Anteilige Betriebskosten für eine leer stehende Wohnung im Haus (diese muss der/die Vermieter*in tragen)
• Anschaffungskosten (darunter fällt auch die Miete von Rauchwarnmeldern, die Wartungskosten der Rauchwarnmelder sind hingegen umlagefähig)

Was sind Nebenkosten?

Betriebskosten und Nebenkosten meinen nicht das Gleiche. Anders als bei den Betriebskosten zählen zu den Nebenkosten auch Ausgaben, die nicht auf die Mietparteien umgelegt werden können. Dazu gehören:

• Kosten für Reparaturen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
• Verwaltungskosten
• Steuern
• Zinsen für die Immobilienfinanzierung
• Anteilige Betriebskosten für eine leer stehende Wohnung im Haus (diese muss der/die Vermieter*in tragen)
• unregelmäßige anfallende Kosten, etwa für das Schneiden von Bäumen, sofern das nicht in regelmäßigen Abständen geschieht

Nebenkosten und Betriebskosten im umgangssprachlichen Gebrauch

Wie bereits erwähnt, ist es für viele Mietende nicht gleich ersichtlich, was zu den Betriebskosten zählt und was zu den Nebenkosten. Diese Unsicherheit zeigt sich auch in der sprachlichen Nutzung im Alltag. Während im Westen häufiger nach Nebenkosten oder Nebenkostenabrechnung gefragt wird, ist im Osten (speziell Berlin und Brandenburg) Betriebskostenabrechnung der geläufigere Begriff:

Überschneidungen von Nebenkosten und Betriebskosten

Das ist durchaus nachvollziehbar. Denn inhaltlich gibt es einige Überschneidungen zwischen Betriebskosten und Nebenkosten. Ein gutes Beispiel dafür sind die Instandhaltungskosten. Diese gehören zwar formell zu den Nebenkosten. Allerdings fallen unter Instandhaltung auch Positionen wie Heizungswartungs- und Gartenpflegekosten. Diese wiederum lassen sich auf die Mietparteien umlegen.

Betriebskosten und Nebenkosten: Unterschiede im Vergleich

Generell lässt sich sagen, alle Betriebskosten sind Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.

Betriebskosten in Mietwohnungen

Wer in eine Mietwohnung einzieht, muss immer mit Betriebskosten rechnen. Die häufigste Form der Abrechnung ist die Betriebskostenvorauszahlung. Damit zahlt der/die Mieter*in monatlich einen festgelegten Betrag für die laufenden Kosten, die bei der Bewirtschaftung des Wohnobjekts anfallen. Einmal im Jahr ist dann der/die Vermieter*in gemäß § 556 Abs. 3 BGB verpflichtet, alle Kosten abzurechnen und diese in Form einer Betriebskostenabrechnung der Mietpartei auszustellen.

Der Abrechnungszeitraum beträgt höchstens zwölf Monate, meist vom 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres. Kürzere Zeiträume sind bei unterjährigem Mietwechsel möglich. Die Betriebskostenabrechnung für die Mietwohnung muss der Mietpartei spätestens Ende des 12. Monats vorliegen. Wird diese Frist nicht eingehalten, darf der/die Vermieter*in mögliche Nachzahlungen nicht mehr einfordern. Ist die Betriebskostenvorauszahlung hingegen zu hoch angesetzt, muss der/die Vermieter*in der Mietpartei das Guthaben auch über diese Frist hinaus zurückerstatten.

Betriebskostenabrechnung: Was unbedingt reingehört

Die Betriebskostenabrechnung für Mietwohnungen muss formell und inhaltlich korrekt sein. Ist sie das nicht, kann die Mietpartei eventuelle Nachforderungen verweigern. Formell muss sie Folgendes beinhalten:

• nachvollziehbare Zusammenstellung der angefallenen Gesamtkosten
• Angaben zu den Umlageschlüsseln (Verteilerschlüssel)
• Aufschlüsselung und Berechnung des Mieteranteils
• Abzug der vom Mietenden geleisteten Betriebskostenvorauszahlung

Der letzte Punkt ist entscheidend für die Frage, ob die Mietpartei nachzahlen muss oder ein Guthaben oder eine Rückzahlung erhält.

Betriebskosten einer Wohnung im Durchschnitt

Wie hoch die durchschnittlichen Betriebskosten einer Wohnung sind, lässt sich nicht pauschal sagen. Einen guten Überblick bietet der Betriebskostenspiegel, der regelmäßig vom Deutschen Mieterbund (DMB) herausgegeben wird.

• Demnach mussten Mieter*innen 2022 im Schnitt 2,28 Euro pro Quadratmeter (m²) und Monat zahlen.
• Werden alle denkbaren Betriebskostenarten zusammengerechnet, sind es sogar 2,87 Euro pro m².
• Die jährlichen Betriebskosten für eine durchschnittliche, 70 m² große Wohnung lagen im Jahr 2022 bei 1.915 Euro im Jahr, 2018 waren es noch rund 1.825 Euro.

Der DMB weist aber ausdrücklich darauf hin, dass es bei den Betriebskostenpositionen Grundsteuer, Wasser und Müllbeseitigung erhebliche lokale Preisunterschiede geben kann. Nicht zuletzt bestimmt das individuelle Verhalten maßgeblich die Höhe der Betriebskosten. Denn wer mehr heizt, muss am Ende mit höheren Heizkosten und somit auch Betriebskosten rechnen.

Durchschnittliche Betriebskosten einer Wohnung im Detail

• Grundsteuer: 0,17 €
• Wasser inklusive Abwasser: 0,27 €
• Heizung- und Warmwasserkosten: 1,07 € (Bandbreite: 0,32 € bis 1,82 €)
• Aufzug: 0,18 €
• Straßenreinigung: 0,03 €
• Müllbeseitigung: 0,14 €
• Gebäudereinigung: 0,20 €
• Gartenpflege: 0,13 €
• Allgemeinstrom: 0,05 €
• Schornsteinreinigung: 0,03 €
• Sach- und Haftpflichtversicherungen: 0,24 €
• Hauswart*: 0,18 €
• Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen: 0,11 €
• Sonstiges: 0,07 €

* Kosten für Gebäudereinigung oder Gartenpflege oder Winterdienst werden separat abgerechnet.

FAQ zu Betriebskosten und Nebenkosten

Abrechnungsarten, Fristen, Gültigkeit – das Thema Betriebskosten und Nebenkosten ist umfangreich. Bei Fragen wenden Sie sich am besten direkt an Ihren örtlichen Mieterverein. Neben Beratungsangeboten vor Ort bietet der Deutsche Mieterbund auch andere Unterstützungsmöglichkeiten für Nichtmitglieder, zum Beispiel telefonische und Online-Rechtsberatungen. Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen:

Wie werden die Betriebskosten verteilt?

Für die Berechnung der Betriebskosten gibt es vier unterschiedliche Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt. Das sind:

• Verteilerschlüssel nach Verbrauch
• Verteilerschlüssel nach Wohnfläche (vom Gesetz vorgesehene Verteilerschlüssel)
• Verteilerschlüssel nach Personenzahl
• Verteilerschlüssel nach Wohneinheit

Die Schlüssel lassen sich miteinander kombinieren. Allerdings muss in der Betriebskostenabrechnung erkennbar sein, welche Nebenkosten nach welchem Verteilschlüssel berechnet wurden.

Wichtig: Bei den Kosten für Heizung und Warmwasser müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Andernfalls kann die Mietpartei 15 Prozent von den abgerechneten Heizkosten abziehen. Die Heizkosten machen den größten Anteil der Betriebskosten aus. Worauf Sie als Mieter*in und Vermieter*in achten sollten, haben wir im Beitrag Heizkostenabrechnung zusammengefasst.

Gibt es eine Frist für die Betriebskostenabrechnung?

Ja! Vermieter*innen haben maximal zwölf Monate Zeit, ihrer Mietpartei die Betriebskostenabrechnung für das abgelaufene Jahr auszustellen. Verpassen sie diese Frist, dürfen sie eventuelle Nachzahlungen nicht mehr einfordern. Die Mietparteien haben jedoch weiterhin Anspruch auf die Auszahlung des Guthabens, sofern sie zu viel gezahlt haben.

Gibt es eine Frist für die Auszahlung eines errechneten Guthabens?

Ja! Steht der Mietpartei laut Betriebskostenabrechnung ein Guthaben zu, muss der/die Vermieter*in dieses innerhalb von 30 Tagen nach Versenden der Abrechnung auszahlen.

Die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen – geht das?

Ja, mit der jährlichen Abrechnung haben Vermieter*innen die Möglichkeit, die Höhe der Betriebskostenvorauszahlung anzupassen. Zum Beispiel wenn absehbar ist, dass die Vorauszahlung die zu erwartenden Kosten nicht deckt. Die Anpassung muss jedoch in angemessener Höhe ausfallen.

Was ist der Unterschied zwischen warmen und kalten Nebenkosten?

Warme Nebenkosten sind verbrauchsabhängige Betriebskosten. Dazu zählen Heizkosten sowie Kosten für Warmwasser. Kalte Nebenkosten hingegen sind feste Ausgaben, die der/die Hauseigentümer*in für die Vermietungsfähigkeit aufbringen muss.

Wie hoch dürfen Nebenkosten sein?

Es gibt keine gesetzliche Regelung für die maximale Höhe für Nebenkosten. Der/die Vermieter*in muss jedoch das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Das heißt, er/sie darf keine Anbieter für die Gebäudeservices wählen, die unverhältnismäßig hohe Preise für ihre Dienste verlangen.

Vonovia: Frust über falsche Nebenkostenabrechnungen

Vermieter zahlt zu hohe Vorauszahlung nicht zurück – was tun?

Steht der Mietpartei eine Nebenkosten-Rückzahlung zu und der/die Vermieter*in kommt dieser Pflicht nicht nach, kann die Mietpartei ihn/sie mahnen. Als erster Schritt reicht in der Regel ein Anruf. Reagiert der/die Vermieter*in nicht, sollte im nächsten Schritt ein schriftlicher Hinweis erfolgen. An dieser Stelle kann der/die Mieter*in darauf hinweisen, dass er/sie den offenen Betrag mit der kommenden Vorauszahlung verrechnen wird. Hier ist aber Vorsicht geboten:

1. Vor der Verrechnung einen genauen Blick auf den Mietvertrag werfen und prüfen, ob eine Aufrechnung vertraglich ausgeschlossen ist.
2. Falls nicht, bei der Verrechnung unbedingt drauf achten, nur die Nebenkosten zu rechnen. Nicht die Miete. Andernfalls droht der Mietpartei Mietrückstand.