Heizkostenabrechnung: Tipps für Mieter*innen

Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten: die Heizkostenabrechnung. Was dort aufgelistet ist, sorgt bei Mieter*innen und Hausbesitzer*innen regelmäßig für Ratlosigkeit. Wir haben für Sie die wichtigsten Infos zur Heizkostenabrechnung zusammengestellt: Tipps zu Kosten, Fristen und häufigen Fehlern sowie eine anschauliche Muster-Heizkostenabrechnung.

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Was ist eine Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung zeigt Bewohner*innen einer Mietwohnung, welche Kosten für die Wärmelieferung und die Wassererwärmung entstanden sind und wie hoch ihr zu zahlender Anteil ist. Die Anforderungen an Heizkostenabrechnungen sind in der Heizkostenverordnung festgelegt.

Checkliste: Diese Informationen gehören in Ihre Heizkostenabrechnung

✔ wer die Abrechnung erstellt hat
✔ Abrechnungszeitraum
✔ Brennstoff- und gegebenenfalls Lieferkosten
✔ alle Heiznebenkosten
✔ Verteilerschlüssel
✔ tatsächlicher Verbrauch
✔ geleistete Vorauszahlung
✔ zu zahlende beziehungsweise zu erstattende Gesamtkosten

Heizkosten, Betriebskosten, Nebenkosten – was sind die Unterschiede?

Für Mieter*innen gehören Heizkosten neben den Betriebs- oder Nebenkosten zur sogenannten zweiten Miete. Dabei müssen Heizkosten im Gegensatz zu anderen Betriebskosten mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der übrige Anteil der Heizkostenabrechnung erfolgt nach Quadratmetern. Deshalb gibt es neben der Betriebskostenabrechnung meist eine gesonderte Heizkostenabrechnung.

Manchmal ist die Heizkostenabrechnung auch Bestandteil der Betriebskostenabrechnung. Wichtig ist, dass sie alle laut Heizkostenverordnung notwendigen Informationen enthält. Nebenkosten sind keine reinen Verbrauchskosten, da Festkostenanteile enthalten sind. Diese Festkostenanteile bilden die Grundkosten der Heizung.

Was sind eigentlich Betriebskosten?

Betriebskosten sind laufende Kosten, die durch die Nutzung des Gebäudes oder Grundstückes anfallen. Das regelt Paragraf 1 der Betriebskostenverordnung. Dazu gehören neben Heiz- und Warmwasserkosten zum Beispiel:

• Abwassergebühr,
• Grundsteuer,
• Kosten für Müllabfuhr,
• Gebäudereinigung,
• Hausmeister*in und Gartenpflege sowie
• bestimmte Versicherungen.

Nicht auf die Betriebskostenabrechnung gehören hingegen Kosten für Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltung. Mit dem BetriebskostenCheck können Sie Ihre Abrechnung prüfen und Sparpotenziale finden.

Und was genau sind Heizkosten?

Was genau zu den Heizkosten zählt, ist ebenfalls in der Heizkostenverordnung festgelegt. In der Regel machen die Heizkosten den größten Anteil der Betriebskosten aus. Zu den Heizkosten gehören wiederum Heiznebenkosten, die beim Betrieb der Heizanlage entstehen. Das sind quasi die Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten der Heizung.

Zu den Heiznebenkosten gehören:

• Wartungskosten der Heizanlage (keine Reparatur- oder Instandsetzungskosten)
• Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
• Kosten der Reinigung der Heizanlage und des Heizungskellers
• Kosten der Abgasmessung
• Kosten der Verbrauchserfassung
• Brennstoffkosten und Lieferkosten
• Kosten des Betriebsstroms

Wie werden die Heizkosten abgerechnet?

Die Heizkostenverordnung regelt die Abrechnung der Heizkosten. Sie gilt für:

• Gebäude mit einer zentralen Heizungsanlage, deren Kosten auf mehrere Mieter*innen oder Eigentümer*innen verteilt werden
• Gebäude, die mit Fernwärme versorgt werden

Der/die Vermieter*in ist gesetzlich verpflichtet, den Verbrauch zu erfassen und eine mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dafür müssen alle Wohnungen oder Heizkörper mit Erfassungssystemen ausgestattet sein, sogenannte Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler. Bei Gebäuden mit zentraler Warmwasserbereitung muss der Warmwasserverbrauch mit Warmwasserzählern gemessen werden.

Diese Mess- oder Erfassungsgeräte werden einmal jährlich abgelesen. Die EU-Energieeffizienz-Richtlinie schreibt vor, dass bis 2026 eine Fernablesung der Geräte umzusetzen ist. Eine Abrechnung der Heizkosten ohne Zähler ist nicht zulässig.

Wie werden die Heizkosten auf die Mieter*innen aufgeteilt?

Es ist gesetzlich geregelt, dass ein Teil der Heizkosten nach dem Verbrauch abgerechnet werden darf. Dieser Anteil liegt zwischen 50 und 70 Prozent, die genaue Höhe wird in der Regel von dem/der Vermieter*in festgelegt. Die restlichen 30 bis 50 Prozent der Kosten werden nach einem festen Maßstab verteilt – meist anhand der Wohnfläche. Eine Stichprobe von co2online und dem Verbraucher-Ratgeber Finanztip zeigte Anfang 2019, dass die Heizungsabrechnung üblicherweise nach der Verteilung 70 zu 30 erfolgt.

Der Grund für die Aufteilung der Heizkosten ist, dass auch Nebenkosten wie beispielsweise die Gebühren für Heizungswartung, Heizkostenverteilung, Betriebsstrom oder für den/die Schornsteinfeger*in anfallen. Außerdem müssen Wärmeverluste oder aber auch die Lage der Wohnungen innerhalb des Gebäudes berücksichtigt werden. Denn diese Faktoren beeinflussen unter anderem den Heizenergieverbrauch.

Heizkosten für eine Mietwohnung berechnen

Wer als Mieter*in die Heizkosten für die Mietwohnung schon im Vorfeld berechnen möchte, braucht zunächst den Endenergiebedarf des Wohngebäudes. Dieser ist auf dem Energieausweis zu sehen und liegt bei 0 bis 250 Kilowattstunden (kWh) pro Quadratmeter (m²) und Jahr (a). Liegt dieser vor, fehlen nur noch die zu beheizende Wohnfläche sowie der Preis für den Energieträger. 

Beispiel: 

Das Wohngebäude hat laut Energieausweis einen Endenergiebedarf von 75 kWh pro Quadratmeter und Jahr. Die Beispielwohnung ist 70 Quadratmeter groß und wird mit Erdgas geheizt (12,9 Cent pro kWh; Quelle: Heizspiegel 2024). Daraus ergibt sich folgende Berechnung:

75 kWh/m²a x 70m² x 0,129 Euro = 677 Euro jährliche Heizkosten

Rechnet man noch den Faktor 1,2 (für indirekt mit beheizte Flächen wie Treppenhaus) dazu, sind es 813 Euro. 

Wichtig zu wissen ist, dass sich die genauen Angaben in der Praxis anders ausfallen können. Denn neben dem persönlichen Heizverhalten haben auch äußere Faktoren wie Wetter und schwankende Energiepreise Einfluss auf die finalen Kosten. Noch einfacher geht es mit unserem HeizCheck. Mehr Informationen dazu im Artikel „Heizkosten berechnen”.

Was steht in der Heizkostenabrechnung?

Jede Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten und der Nennung des Abrechnungszeitraums. Hier erfahren Sie in der Regel auch direkt, ob Sie nachzahlen müssen oder etwas zurückbekommen.

• Zu Beginn stehen die Kosten für den Brennstoffkauf, also für Gas, Öl oder Fernwärme und deren Anlieferung.
• Neben dem Energieverbrauch enthält die Heizkostenabrechnung auch die sogenannten Heiznebenkosten. Dazu zählen Wartungskosten der Heizung, Gebühren der Heizkostenverteilung und für den/die Schornsteinfeger*in sowie Betriebsstromkosten der Heizungsanlage. Auch die Kosten für die Verbrauchsmessung und für das Erstellen der Abrechnung werden hier gelistet.
• Abschließend werden der tatsächliche Verbrauch und die Gesamtkosten genannt und mit der ebenfalls aufgeführten Vorauszahlung verrechnet. So bleibt am Ende der zu erstattende beziehungsweise zu zahlende Betrag übrig.

Nicht über die Heizkosten abgerechnet werden dürfen Reparaturkosten, Kosten für Versicherungen und Finanzierung von Heizanlagen.

Grundsätzlich muss jede Kostenart einzeln aufgezeigt werden, sodass sie sofort erfasst und kontrolliert werden kann. Das gilt zum Beispiel für die Faktoren der Heizkostenverteiler, anhand derer der tatsächliche Wärmeverbrauch berechnet wird. Auch der Verteilerschlüssel, nach dem die verschiedenen Kosten auf die Mietpartei umgelegt werden, muss auf der Heizkostenabrechnung erläutert werden.

Wann kommt die Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung umfasst in der Regel einen Zeitraum von einem Jahr. Dabei muss es sich aber nicht zwingend um ein Kalenderjahr handeln. Die Heizkostenabrechnung muss dann spätestens ein Jahr nach diesem Berechnungszeitraum vorliegen. Läuft der Zeitraum beispielsweise bis zum 31. Dezember 2023, muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2024 im Briefkasten liegen. Kommt sie später, kann der/die Vermieter*in eventuelle Nachzahlungen nicht mehr geltend machen. Rückzahlungen an Mietparteien sind dagegen auch nach dieser Frist noch fällig.

Wie hoch wird die nächste Heizkostenabrechnung?

Die Energie-Expert*innen von co2online schätzen, dass Bewohner*innen einer 70 Quadratmeter Wohnung in einem 501 bis 1.000 Quadratmeter großen Wohngebäude mit Erdgasheizung 2024 im Schnitt 1.005 Euro fürs Heizen zahlen werden. In einem Haus mit Heizölheizung werden es voraussichtlich durchschnittlich 1.095 Euro sein; bei Häusern mit Fernwärme 1.335 Euro und bei Wärmepumpen 750 Euro und bei Holzpelletheizungen 785 Euro. Die Prognose stammt von September 2024.

Eine genaue Prognose für Ihre nächste Abrechnung zu erstellen, ist schwierig. Drei Faktoren bestimmen wesentlich die Höhe der nächsten Heizkostenabrechnung: das Wetter, die Energiepreise und das persönliche Heizverhalten. Keiner der drei Werte lässt sich exakt vorhersagen, denn sie ändern sich jedes Jahr.

* erstmals im Heizspiegel für Deutschland 2019 (Abrechnungsjahr 2018)
** erstmals im Heizspiegel für Deutschland 2020 (Abrechnungsjahr 2019)
Quelle: Heizspiegel 2024

Warum ist meine Heizkostenabrechnung zu hoch?

Zu hohe Heizkosten entstehen zum Beispiel durch einen unnötig hohen Heizenergieverbrauch. Das ist der Fall, wenn etwa:

• Heizungsanlagen veraltet sind,
• unwirtschaftlich arbeiten oder
• Häuser nicht ausreichend wärmegedämmt sind.
• Häufig sind außerdem die Heiznebenkosten überhöht. Dazu gehören zum Beispiel der Betriebsstrom, die Gebühren für den Messdienstleister oder die Wartung der Heizungsanlage.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Heizkostenabrechnung?

Da das Erstellen der Heizkostenabrechnung sehr komplex ist, schleichen sich immer wieder Fehler ein. Bei einer Stichprobe von co2online und dem Verbraucher-Ratgeber Finanztip Anfang 2019 enthielten vier von fünf Heizkostenabrechnungen Auffälligkeiten oder Mängel. Bereits zuvor hatte eine Untersuchung der Verbraucherzentrale ergeben, dass nur rund ein Drittel der Heizkostenabrechnungen fehlerfrei ist.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der häufigsten Fehler in der Heizkostenabrechnung:

Die Abrechnung kommt verspätet

Für die Ausstellung der Heizkostenabrechnung hat der/die Vermieter*in zwölf Monate Zeit. Wird sie nicht innerhalb dieses Zeitfensters ausgestellt, verliert er/sie den Anspruch auf Nachzahlung durch die Mietpartei. Der Anspruch auf mögliches Guthaben gilt hingegen auch nach dieser Frist.

Der Abrechnungszeitraum ist nicht korrekt

In der Regel wird von einem Zeitraum von einem Jahr ausgegangen. Wer aber unterjährig umgezogen ist, muss auch nicht die Betriebs- und Nebenkosten für das komplette Jahr bezahlen.

Die Person oder Institution, die die Abrechnung erstellt hat, ist nicht genannt oder nicht autorisiert

Private Vermieter*innen dürfen die Heizkostenabrechnung selbst erstellen. Sie können sie alternativ auch von einem Dienstleister erstellen lassen. Wichtig ist jedoch die Ernennung der Person bzw. Institution, die die Abrechnung erstellt hat.

Der Verteilerschlüssel ist falsch oder fehlt ganz

Für die Berechnung der Betriebskosten gibt es vier unterschiedliche Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel genannt. Das sind: Verteilerschlüssel nach Verbrauch, Wohnfläche, Personenzahl und nach Wohneinheit. Die Schlüssel lassen sich miteinander kombinieren. Allerdings muss in der Betriebskostenabrechnung erkennbar sein, welche Nebenkosten nach welchem Verteilschlüssel berechnet wurden.

Der Brennstoffverbrauch ist falsch abgerechnet

Kontrollieren Sie die aufgeführten Brennstoffkosten und Heiznebenkosten auf Ihrer Heizkostenabrechnung. Nicht selten kann es vorkommen, dass Brennstoffe im Laufe eines Jahres mehrmals zu unterschiedlichen Preisen eingekauft wurden. Um den Verbrauch zu überschlagen, teilen Sie die Energiekosten durch die Durchschnittspreise für Energieträger 2023:

• Erdgas: 12,9 Cent pro Kilowattstunde (kWh)
• Heizöl: 10,2 Cent pro kWh
• Fernwärme: 12,0 Cent pro kWh
• Wärmepumpen-Strom: 31,6 Cent pro kWh
• Holzpellets: 7,8 Cent pro kWh
• Holzhackschnitzel: 3,8 Cent pro kWh
• Normalstrom: 43,4 Cent pro kWh

Heizkosten für leer stehende Wohnungen wurden auf alle Mietparteien umgelegt

Anteilige Kosten für leer stehende Wohnungen dürfen nicht auf die Mietparteien umlegt werden. Prüfen Sie deshalb die Wohnfläche des Hauses – die Quadratmeter-Angaben dürfen sich im Vergleich zum Vorjahr nicht ändern.

Weitere typische Fehler sind:

• Der Warmwasseranteil ist falsch berechnet
• Die Verbräuche sind zu Unrecht geschätzt
• Bei einem Wechsel der Mietparteien sind die Kosten zwischen ein- und ausziehenden Mieter*innen falsch verteilt
• Bei der Wohnfläche sind zu viele Quadratmeter angesetzt
• Einzelne Nebenkosten sind auf der Abrechnung in einem Punkt zusammengefasst
• Es werden unzulässige Heizungsbetriebskosten berechnet.

Heizkostenabrechnung fehlerhaft – was tun?

Mieter*innen haben ein Anrecht auf eine formal und inhaltlich korrekte Heizkostenabrechnung gemäß der Heizkostenverordnung. Ist das nicht der Fall, können sie innerhalb eines Jahres Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen.

Bei Unsicherheiten ist es ratsam, sich an Beratungsstellen wie die Verbraucherzentrale oder Mietervereine zu wenden. Der erste Schritt sollte aber immer die Überprüfung der Heizkostenabrechnung sein. Wie Sie da am besten vorgehen, lesen Sie im Artikel „Heizkostenabrechnung prüfen: Tipps für Mieter*innen“.

Wer erstellt die Heizkostenabrechnung?

Viele Vermieter*innen erstellen die Heizkostenabrechnung selbst. Besonders bei großen Immobilienbeständen werden jedoch oft externe Firmen beauftragt. Diese Messdienstleister erstellen die Abrechnungen für den/die Vermieter*in und Hausverwaltungen. Die größten Messdienstleister für die Heizkostenabrechnung sind:

• KALO,
• Techem,
• Ista,
• Brunata/Metrona und
• Minol.

Generell ist es für Hausverwaltungen und Vermieter*innen empfehlenswert, die Kosten für das Erstellen der Heizkostenabrechnung regelmäßig zu prüfen und möglichst mehrere Angebote zu vergleichen. Mieter*innen können von ihnen verlangen, zu einem günstigeren Anbieter zu wechseln. Mit dem Heizkostenrechner lassen sich auch die Heiznebenkosten analysieren.

Welche Ausnahmen gibt es von der Heizkostenverordnung?

Die Heizkostenverordnung regelt die Abrechnung der Heizkosten, wenn sie auf mehrere Mieter*innen oder Wohnungseigentümer*innen verteilt werden müssen. Es gibt allerdings Ausnahmen:

1. Eigentümer*innen eines Zweifamilienhauses, die selbst im Haus leben und die zweite Wohnung vermieten, müssen sich nicht an die Vorschriften der Heizkostenverordnung halten. Für die Abrechnung der Heizkosten gilt hier, was im Mietvertrag vereinbart ist.
2. In bestimmten Gebäuden gilt die Heizkostenverordnung nur eingeschränkt, obwohl sie zentral beheizt werden. In diesen Fällen kann die Abrechnung der Heizkosten ohne Zähler beziehungsweise nicht verbrauchsabhängig erfolgen:

• in Passivhäusern mit einem Energiebedarf von weniger als 15 kWh/m² pro Jahr,
• in Lehrlings- und Studentenwohnheimen oder vergleichbaren Gebäuden,
• wenn das Installieren von Verbrauchsmessgeräten unverhältnismäßig teuer wäre,
• wenn ein Haus vorwiegend durch eine Wärmepumpe, eine Solaranlage, eine Kraft-Wärme-Kopplungs-Anlage oder eine Anlage zur Abwärmenutzung beheizt wird.

Muster: Heizkostenabrechnung

Unsere Muster-Abrechnung erklärt Ihnen verständlich alle Details Ihrer Heizkostenabrechnung. Hier zeigen wir Ihnen ein Beispiel für eine Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters KALO (KALORIMETA GmbH). Ihre Abrechnung kann im Detail anders aussehen und anders aufgebaut sein. Fragen zur Abrechnung von Techem, Ista, Brunata/Metrona, Minol oder von weiteren Messdienstleistern richten Sie am besten direkt an die entsprechenden Unternehmen.